ARTICLE CONTENTSOn this page 9 sections
الرسائل والإنشاء الرسالة الرسمية
Performance Objectives
By the end of the lesson, students should be able to:
- يكتبوا رسالة رسمية؛
- يتعرفوا على أجزاء الرسالة الرسمية؛
- يدركوا الفرق بين الرسالة الرسمية وغير الرسمية.
مقدمة إلى الرسائل
الرسالة هي وسيلة للتواصل الكتابي بين شخصين أو أكثر. يمكن للناس أن يتبادلوا الرسائل لتبادل الأخبار، أو لطلب شيء ما، أو لتقديم معلومات. هناك أنواع مختلفة من الرسائل، وتختلف هذه الأنواع في طريقة كتابتها واللغة المستخدمة فيها.
ما هي الرسالة الرسمية؟
الرسالة الرسمية هي نوع من الرسائل التي تُكتب لأغراض جادة ومحددة، وتُرسل إلى جهات رسمية أو أشخاص ذوي مسؤولية. تُستخدم الرسائل الرسمية في المدارس، والمكاتب الحكومية، والشركات، والمؤسسات المختلفة. تتميز الرسالة الرسمية بأسلوبها الجاد، ولغتها الواضحة والمباشرة، والتزامها بقواعد معينة في الترتيب والشكل.
تُكتب الرسالة الرسمية عادةً لطلب إذن، أو لتقديم شكوى، أو لتقديم طلب عمل، أو لإبلاغ عن أمر مهم، أو لتقديم اقتراح. يجب أن تكون الرسالة الرسمية مهذبة ومحترمة، وأن تحتوي على معلومات دقيقة ومفيدة.
أجزاء الرسالة الرسمية
تتكون الرسالة الرسمية من عدة أجزاء أساسية، ولكل جزء مكان محدد ووظيفة معينة. فهم هذه الأجزاء يساعد في كتابة رسالة واضحة ومنظمة.
شكل يوضح أجزاء الرسالة الرسمية ومكان كل جزء.
عنوان المرسل (Sender’s Address)
هو عنوان الشخص أو الجهة التي ترسل الرسالة. يُكتب عادةً في أعلى يمين الصفحة. يجب أن يتضمن الاسم الكامل للمرسل، وعنوانه البريدي، ورقم هاتفه، وربما بريده الإلكتروني.
أمثلة على عنوان المرسل:
- أحمد محمود
- شارع الحرية رقم 15
- لاغوس، نيجيريا
- هاتف: 08012345678
التاريخ (Date)
هو تاريخ كتابة الرسالة. يُكتب عادةً تحت عنوان المرسل مباشرةً، في أعلى يمين الصفحة أيضاً. يجب أن يكون التاريخ واضحاً وكاملاً.
أمثلة على التاريخ:
- 15 ربيع الأول 1445هـ
- 20 أكتوبر 2023م
المخاطب (Recipient)
هو اسم الشخص أو الجهة التي تُرسل إليها الرسالة. يُكتب في أعلى يسار الصفحة، بعد عنوان المرسل والتاريخ. يجب أن يتضمن اللقب الوظيفي للشخص (مثل: مدير المدرسة، رئيس القسم) واسمه (إذا كان معروفاً)، وعنوان الجهة.
أمثلة على المخاطب:
- السيد مدير مدرسة الأمل الثانوية
- السيدة رئيسة قسم اللغة العربية
- إلى سعادة الأستاذ/ علي حسن
الموضوع (Subject)
هو ملخص قصير ومباشر لمحتوى الرسالة. يُكتب في منتصف الصفحة، بعد المخاطب وقبل التحية. يساعد الموضوع القارئ على فهم الغرض من الرسالة بسرعة.
أمثلة على الموضوع:
- موضوع: طلب إجازة
- موضوع: استفسار عن موعد الاختبارات
- موضوع: شكوى بخصوص خدمة العملاء
التحية (Salutation)
هي عبارة افتتاحية مهذبة تُستخدم لبدء الرسالة. تُكتب بعد الموضوع. يجب أن تكون التحية رسمية ومناسبة للمخاطب.
أمثلة على التحية:
- السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
- تحية طيبة وبعد،
- مع خالص التقدير،
متن الرسالة (Body of the Letter)
هو الجزء الرئيسي من الرسالة، ويحتوي على المعلومات التفصيلية التي يريد المرسل إيصالها. يجب أن يكون متن الرسالة واضحاً، ومختصراً، ومنظماً في فقرات. يجب أن تبدأ كل فقرة بفكرة رئيسية وتتطور بشكل منطقي.
أمثلة لعبارات يمكن استخدامها في متن الرسالة:
- أود أن أتقدم بطلب…
- أرجو من سيادتكم التكرم بـ…
- بخصوص الموضوع المذكور أعلاه…
- لذا، نرجو اتخاذ الإجراءات اللازمة…
الخاتمة (Closing)
هي عبارة مهذبة تُستخدم لإنهاء الرسالة. تُكتب بعد متن الرسالة، في أسفل يسار الصفحة.
أمثلة على الخاتمة:
- مع خالص الشكر والتقدير،
- وتفضلوا بقبول فائق الاحترام،
- مع أطيب التحيات،
التوقيع (Signature)
هو اسم المرسل وتوقيعه. يُكتب تحت الخاتمة مباشرةً، في أسفل يسار الصفحة. يجب أن يتضمن الاسم الكامل بخط واضح، وفوقه التوقيع اليدوي.
أمثلة على التوقيع:
- (التوقيع)
- أحمد محمود
رقم التسجيل (Registration Number)
هو رقم خاص بالرسالة يُستخدم في بعض المؤسسات لتتبع الرسائل. يُكتب عادةً في أسفل يسار الصفحة، أو في أعلى يسار الصفحة بجانب المخاطب، حسب نظام المؤسسة.
أمثلة على رقم التسجيل:
- رقم التسجيل: 2023/001
- الرقم المرجعي: (م.أ.ث/1445/25)
ألفاظ مناسبة للرسائل الرسمية
تتطلب الرسائل الرسمية استخدام لغة مهذبة ومحترمة. فيما يلي بعض العبارات والألفاظ التي يمكن استخدامها:
عبارات الافتتاح:
- السيد المحترم / السيدة المحترمة
- إلى من يهمه الأمر
- بعد التحية الطيبة
عبارات الطلب أو الاستفسار:
- أرجو من سيادتكم
- أتمنى أن تتفضلوا بـ
- نرجو التكرم بـ
- للاستفسار عن
عبارات الشكر والتقدير:
- مع خالص الشكر والتقدير
- شاكرين لكم حسن تعاونكم
- مقدرين جهودكم
عبارات الختام:
- وتفضلوا بقبول فائق الاحترام
- مع أطيب التحيات
- والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته
نموذج رسالة رسمية
فيما يلي نموذج لرسالة رسمية يمكن الاستفادة منه:
أحمد محمود شارع الحرية رقم 15 لاغوس، نيجيريا هاتف: 08012345678 البريد الإلكتروني: ahmad.mahmoud@example.com 20 أكتوبر 2023م السيد مدير مدرسة الأمل الثانوية شارع السلام رقم 10 لاغوس، نيجيريا موضوع: طلب إجازة مرضية السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أتقدم إليكم بطلب إجازة مرضية لمدة يومين، وذلك يومي الأحد والاثنين الموافقين 22 و 23 أكتوبر 2023م، بسبب وعكة صحية مفاجئة. وقد قمت بزيارة الطبيب الذي نصحني بالراحة التامة خلال هذه الفترة. أرجو من سيادتكم التكرم بالموافقة على طلبي هذا، وسأحرص على تعويض ما فاتني من دروس فور عودتي إلى المدرسة. مع خالص الشكر والتقدير، (التوقيع) أحمد محمود طالب في الصف الأول الإعدادي (JSS1) رقم التسجيل: 2023/ط/005
الفرق بين الرسالة الرسمية وغير الرسمية
تختلف الرسائل الرسمية عن الرسائل غير الرسمية في عدة جوانب مهمة. فهم هذه الفروق يساعد في اختيار النوع المناسب من الرسائل لكل موقف.
الجدول التالي يوضح الفروق الرئيسية بين الرسالة الرسمية وغير الرسمية:
| الجانب | الرسالة الرسمية | الرسالة غير الرسمية |
|---|---|---|
| الغرض | لأغراض جادة ومحددة (طلب، شكوى، استفسار، إبلاغ). | للتواصل الشخصي (تبادل أخبار، دعوة، تهنئة). |
| المخاطب | جهات رسمية، أشخاص ذوو مسؤولية، مؤسسات. | الأصدقاء، الأقارب، أفراد العائلة. |
| اللغة والأسلوب | لغة رسمية، مهذبة، واضحة، ومباشرة. خالية من العبارات العامية. | لغة بسيطة، ودودة، شخصية، وقد تحتوي على عبارات عامية. |
| الشكل والترتيب | تتبع شكلاً محدداً وأجزاء ثابتة (عنوان، تاريخ، موضوع، تحية، خاتمة، توقيع). | شكل مرن، لا تلتزم بترتيب صارم للأجزاء. |
| المحتوى | معلومات دقيقة ومحددة، تركز على الموضوع الرئيسي. | قد تحتوي على تفاصيل شخصية، ومشاعر، وأخبار متنوعة. |
كيف تكتب رسالة رسمية
تتطلب كتابة رسالة رسمية اتباع خطوات منظمة لضمان وضوحها واكتمالها. هذه الخطوات تساعد في إعداد رسالة فعالة ومقبولة.
الخطوات التالية توضح كيفية كتابة رسالة رسمية:
- تحديد الغرض من الرسالة: قبل البدء بالكتابة، فكر جيداً في سبب كتابة الرسالة وماذا تريد أن تحقق منها. هل هو طلب؟ شكوى؟ استفسار؟
- جمع المعلومات الضرورية: تأكد من أن لديك جميع المعلومات التي ستحتاجها، مثل اسم المخاطب الصحيح، وعنوانه، والتاريخ، وأي أرقام مرجعية أو تفاصيل أخرى.
- كتابة عنوان المرسل والتاريخ: ابدأ بكتابة اسمك وعنوانك ومعلومات الاتصال الخاصة بك في أعلى يمين الصفحة، ثم اكتب التاريخ تحتها مباشرةً.
- كتابة المخاطب: في أعلى يسار الصفحة، اكتب اللقب الوظيفي واسم الشخص أو الجهة التي ترسل إليها الرسالة، وعنوانها.
- تحديد الموضوع: اكتب ملخصاً قصيراً وواضحاً لمحتوى الرسالة في منتصف الصفحة، مسبوقاً بكلمة “موضوع:”.
- كتابة التحية: استخدم تحية رسمية مثل “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،” أو “تحية طيبة وبعد،”.
- كتابة متن الرسالة: ابدأ الرسالة بفقرة افتتاحية توضح الغرض الرئيسي. ثم اكتب الفقرات التالية لتفصيل المعلومات أو الطلبات. اجعل لغتك واضحة ومباشرة ومهذبة.
- كتابة الخاتمة: اختتم الرسالة بعبارة مهذبة مثل “مع خالص الشكر والتقدير،” أو “وتفضلوا بقبول فائق الاحترام،”.
- التوقيع: اكتب اسمك الكامل بخط واضح تحت الخاتمة، ثم ضع توقيعك اليدوي فوق الاسم.
- إضافة رقم التسجيل (إذا لزم الأمر): إذا كانت الجهة تتطلب رقماً للتسجيل، أضفه في المكان المخصص له.
- مراجعة الرسالة: قبل إرسال الرسالة، اقرأها بعناية للتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية أو نحوية، وأن جميع المعلومات صحيحة وواضحة.
0 comments
Open the discussion when you need it. Comments stay collapsed until requested so the initial article remains light.